【完全ガイド】電話対応メモの極意と最新AI(CHat GPT)ツールで業務効率化！

いきなりの急な電話対応にメモを取ろうとして慌てた経験はありませんか？

電話の内容を正確にメモするためには、あらかじめの準備や意識しておくべきポイントがあります。

それらを押さえていないと、後で内容を伝言する際にミスが発生してしまいます。

今回は、急な電話対応のメモの取り方と、それを全て自動で行ってくれる便利なガジェットをご紹介します。

急な電話対応にはあらかじめ準備をしておこう

急な電話対応に備えて、日頃からメモを取る準備をしておくことが大切です。特に以下のポイントを意識しましょう：

• 紙とペンをいつでもすぐに出せるようにしておく：デスクやカバンに常に紙とペンを用意しておきましょう。メモ帳も準備しておくと便利です。
• イヤホンで電話を取れるようにしておく：ハンズフリーで通話することで、両手が自由になりメモを取りやすくなります。
• メモアプリを活用する：スマホのメモアプリを活用して、素早くメモを取れるように準備しておきましょう。特に、音声入力機能を使うと迅速にメモを残すことができます。

これらの準備をしておけば、急な電話でも焦らずに対応できます。

また、メモを取る際には以下のテクニックを活用するとさらに効果的です。

電話対応の際のメモの書き方のポイント

電話対応時のメモの取り方についてのポイントを紹介します。

重要な単語をメインに書く

全ての内容を書き留めるのは難しいため、重要な単語だけをメモすることが効果的です。

特に数字（電話番号、日時、金額など）は必ずメモしましょう。

また、助詞は省略し、簡潔に書くことを心掛けましょう。例えば、「次の会議は5月15日15時から」と伝える場合、「会議 5/15 15:00」とメモするだけで十分です。

記号を活用する

文字だけでなく、記号を使うことでメモを素早く取ることができます。

例えば、矢印（→）を使って「A社がB社の担当者に電話する」を「A→B 電話」と簡略化できます。

他にも、〇×や？などの記号を活用すると良いでしょう。特に、チェックマーク（✔）や感嘆符（！）は、重要事項を強調する際に便利です。

電話対応でこれだけは書くべき項目とは？

電話対応時のメモで必ず書くべき項目を以下にまとめます：

1. 相手の名前、会社：誰と話しているのかを明確にするため、必ず記録します。
2. 日時：いつの電話だったかを把握するために、日時を記録します。
3. 内容：話の内容を簡潔にまとめます。特に重要な事項は箇条書きにすると良いでしょう。
4. やるべきこと（To Do）：電話後に必要なアクションをリストアップします。

これらの項目をあらかじめ印刷されたテンプレートにしておくと、メモが整理されやすくなります。

また、テンプレートをデジタル化しておくと、スマホやタブレットで簡単に記録でき、検索もしやすくなります。

電話対応のメモから伝言を作成するポイント

電話対応のメモから伝言を作成する際は、助詞を使って文章を作り、相手にわかりやすく伝えることが重要です。

しかし、長文を書くと分かりにくくなるため、内容を端的にまとめ、やるべきことをリスト化すると良いでしょう。

例えば、「5月15日15時に会議があります。参加をお願いします。」と書くよりも、「会議 5/15 15:00 参加」と簡潔に書く方が見やすいです。

また、必要なアクションを箇条書きにすることで、伝言がより理解しやすくなります。

紙やペンがない時におすすめの電話の内容を全てメモしてくれるAIボイスレコーダーとは？

現代では、電話対応のメモはもう必要ないかもしれません。AIを活用して電話の内容を全て記録し、文字起こししてくれるボイスレコーダーがあります。それがPLAUD NOTEです！

PLAUD NOTEの特徴

1. 簡単操作：スマホの背面に取り付けてボタンを押すだけで録音を開始します。
2. 高精度録音：骨伝導技術により、電話の内容を高精度で保存します。
3. 薄型デザイン：厚さわずか2.9mmのカードサイズで、MagSafeにも対応しています。
4. 長時間録音：最大30時間の連続録音が可能で、合計480時間分のデータを保存できます。
5. AI文字起こし：録音した内容はChatGPTを利用して自動的に文字起こしされ、要約も作成されます。

使用例とメリット

• ビジネスシーンでの活用：会議や電話会議の内容を正確に記録し、後で確認する際に役立ちます。特に、議事録の作成や重要な電話内容の記録に最適です。
• 学習用途：講義やセミナーを録音し、後で内容をテキストとして復習することで学習効率が向上します。
• プライベート用途：家族や友人との大切な会話を録音し、思い出として残すことができます。

PLAUD NOTEを使えば、急な電話でも焦らずに対応でき、後で内容を確認する際にも非常に便利です。特に、AI技術を活用することで、効率的に仕事を進めることができます。

購入してから30日以内であれば返品保証もついていますのでぜひ試してみてください！

世界初ChatGPT-4連携AIボイスレコーダー PLAUD NOTE

まとめ

今回は、電話対応時のメモの取り方と、AIを活用した新しい方法について紹介しました。

メモを取る際のポイントを押さえておくことで、急な電話でも慌てずに対応でき、後で内容を正確に伝えることができます。

また、PLAUD NOTEのような最新のAIボイスレコーダーを活用することで、さらに効率的に情報を管理し、生産性を向上させることができます。AI技術を積極的に活用し、日常の仕事を効率化していきましょう！