議事録は意味ない？議事録の必要性とAIで一瞬で議事録作成する方法をご紹介!

みなさん議事録の作成に毎回苦労していませんか？

他の仕事もあるのに議事録を作成しろと上司に言われ泣く泣く残業してしまうなんてことがあると思います。

そんな中で議事録は意味ないのではないかという声も世の中に出てきています。

そこで今回は議事録は本当に意味ないのかより議事録について深ぼっていき、またAIの発展によりあっという間に効率よく議事録を作成する方法もご紹介します。

議事録は意味ないと言われる理由

議事録が意味ないと言われる理由はいくつかあります。

形式的で誰も読まない議事録が単なる形式的なものになってしまい、実際には誰も読まないことがあります。作成すること自体が目的化してしまい、実際の利用がされない場合です。
作成に時間がかかりすぎる議事録の作成には多くの時間がかかります。一般的に議事録の作成にかかる時間は会議と同じくらいであることが多いです。1時間、2時間と会議の時間が増えれば、その分同じくらい議事録の作成にも時間がかかるということです。この議事録作成の時間を減らすことが残業を減らす鍵にもなるでしょう。
具体的なアクションアイテムが欠けている議事録が曖昧で具体的なアクションアイテムが明記されていない場合、会議のフォローアップが不十分になり、結局何も進展しないことがあります。ただ単に会議の内容を記録しておくだけだと、会議の意味も議事録作成に要した時間も無駄になります。

これらの理由から、議事録は意味ないと言われることがあります。

議事録とは、会議や打ち合わせの内容を記録する文書のことです。議事録には以下の情報が含まれます：

これにより、後から会議の内容を確認したり、参加できなかった人にも内容を伝えたりすることができます。議事録は、ビジネスにおいて重要なコミュニケーションツールの一つであり、組織の意思決定プロセスを透明にし、効率的にするために必要なものです。

議事録を取る理由は主に以下の3つです：

会議内容の確認会議の内容を後から確認できるようにするためです。議事録を見返すことで、重要なポイントを再確認し、記憶を補完できます。
情報共有会議に参加できなかった人に対して情報を共有するためです。議事録があれば、欠席者も会議の進行状況や決定事項を把握することができます。
決定事項と責任の明確化決定事項やアクションアイテムを明確にし、責任の所在を明らかにするためです。これにより、組織全体での共通理解を促進し、円滑な業務進行をサポートします。

議事録を効率よく取るためには、いくつかのコツがあります。

まず、事前に議題を明確にしておくことが重要です。これにより、会議中に重要なポイントに集中することができます。あらかじめ議題をメモに取ってそこから連想される項目もリストアップしておきましょう。

次に、会議中にリアルタイムでメモを取ることです。これにより、後で内容を思い出す手間が省けます。また、テンプレートを使用して一貫性を持たせることや、音声を録音して文字起こしすることも効果的です。

最後に、会議終了後すぐに議事録をまとめることで、記憶が鮮明なうちに正確な記録を残すことができます。人間は翌日や時間を経つにつれてどんどん忘れていく生き物です。そのため忘れないうちにすぐに記録することが重要です。

これらのコツを取り入れることで議事録の作成に苦労することなくできるでしょう。

議事録を素早く終わらせる方法として、AI文字起こしツールを利用してみましょう！

AI文字起こしは、会議の音声を自動的にテキスト化してくれる技術です。これにより、手動でのメモ取りの手間が省け、時間を大幅に節約できます。

また、AI文字起こしは正確で速いため、会議の全内容を漏れなく記録することができます。

最近では、様々なAI文字起こしサービスが提供されており、その精度も向上しています。議事録作成の効率化を図るなら、ぜひAI文字起こしツールを検討してみてください。

議事録は、会議の内容を記録し、後から確認したり共有したりするために重要な文書です。しかし、形式的なものになりがちで、作成に時間がかかることから「意味ない」と言われることもあります。

効率よく議事録を取るためには、事前準備やリアルタイムのメモ取り、テンプレートの利用が有効です。また、AI文字起こしを活用することで、議事録作成の手間を大幅に削減することができます。これらの方法を取り入れて、議事録作成をスムーズに進めましょう。

これで議事録の作成が少しでも楽になり、他の業務に集中できる時間が増えたり残業時間が減らせれたら嬉しいです。議事録作成の効率化は、働き方改革の一環としても非常に重要です。これからは、議事録作成に悩むことなく、より効率的な業務遂行を目指しましょう。